Jak zorganizować turniej

Jak zorganizować turniej kobiecej piłki nożnej

autorka: Suzi Andreis

Jeżeli chciałabyś zorganizować turniej piłki nożnej taki jak te o których czytałaś na naszej stronie ten tekst jest dla Ciebie. Artykuł oparty jest na mojej wiedzy i doświadczeniu w organizowaniu turniejów piłki nożnej dla kobiet w ramach KS Chrząszczyki. Przez to jest subiektywny i nie wyczerpuje w pełni tematu. Mam nadzieję, że będzie dla niektórych inspiracją do działania i przyczyni się do rozwoju kobiecej piłki nożnej w Polsce.

Po pierwsze – cele

Zanim zaczniesz, określ dokładnie swój cel oraz grupę docelową. Zastanów się, dlaczego organizujesz turniej: żeby przyczynić się do rozwoju piłki kobiecej? Przeciwdziałać dyskryminacji? Dla integracji różnych środowisk? Żeby uzbierać fundusze na inny cel? Jaki rodzaj turnieju chciałabyś: komercyjny, czy raczej ‘społeczny’? Międzynarodowy, czy lokalny? Jakie masz priorytety: zabawa, czy rywalizacja? Zadowolenie uczestniczek? Dotarcie do jak najszerszej publiczności?

Najważniejsze w organizacji turnieju jest wyznaczenie sobie realistycznych celów, zadbanie o bezpieczeństwo uczestniczek i publiczności i spełnienie wszelkich wymogów formalnych. Turnieje piłki nożnej nie kwalifikują się jako impreza masowa, chyba, że liczba uczestniczek i publiczności przekroczy 1000 osób.

Miejsce

Wybierz najlepsze możliwe boisko: dzięki dobrej nawierzchni będziesz miała lepszą grę i mniej kontuzji (albo wcale). Jeżeli przewidujesz jakąś publiczność na turnieju, upewnij się, że są trybuny, ławki albo ogólnie komfortowe warunki do oglądania meczów. Jeżeli twój turniej będzie na otwartym powietrzu, lepiej, żeby trybuny były kryte. W przeciwnym wypadku, zorganizuj takie miejsce, gdzie publiczność będzie mogła się schować w razie deszczu.

Data

Zanim wybierzesz datę, sprawdź, kiedy odbywają się inne, konkurencyjne wydarzenia. Jeżeli w twojej grupie docelowej są studentki, lepiej wybierz datę niekolidującą z sesją egzaminacyjną (najlepiej po).

Sam turniej

1) Ustal regulamin turnieju i poinformuj o nim wszystkie uczestniczki:

ile drużyn bierze udział w turnieju, jaka jest formuła rozgrywek;
drużyny kobiece, czy mieszane? Ustalając zasady, nie zapominaj o osobach transgender, transpłciowych, queer, niebinarnych;
ile jest zawodniczek w każdej drużynie;
minimalny/maksymalny wiek;
jakie składy na boisku: 5-cio osobowe, 7-mio osobowe, …
zasady gry: rzuty wolne, rzuty z outu, zmiany, itp.

2) Możesz zdefiniować różne kategorie zależnie od poziomu zawodniczek. Dzięki temu wszystkie drużyny będą miały większą przyjemność gry. Wiadomo, że porażki są częścią zawodów, ale przegrać każdy mecz 15-0 to żadna zabawa.

3) Sędziowanie. Nawet jeżeli turniej jest tylko rekreacyjny upewnij się aby wszystkie mecze były sędziowane. Jeżeli turniej jest raczej ‘poważny’, postaraj się znaleźć (zatrudnić) doświadczone sędzie. To pomoże uniknąć napięć podczas meczów. Rywalizacja jest integralną częścią piłki nożnej a nieporozumień na boisku raczej nie da się wyeliminować. Z dobrym sędziowaniem wszystkie spory zakończą się z końcowym gwizdkiem.

4) Liczenie punktów. Podczas turnieju jest zawsze masa punktów, bramek i kartek do notowania. Żeby zrobić to najlepiej, na każdym boisku powinny być jedna/dwie osoby tylko do tego wyznaczone. Ustalenie klasyfikacji końcowej i przyznanie nagród indywidualnych zazwyczaj odbywa się w wielkim pośpiechu, pomiędzy meczami a ceremonią wręczenia nagród. Dokładne notatki z meczów pozwolą ci to zrobić szybko, dobrze i bez stresu.

5) Posiłek i woda. Najważniejsza jest woda: organizatorzy zazwyczaj zapewniają ją za darmo. Upewnij się, żeby było wystarczająco wody dla wszystkich zawodniczek, sędzi i organizatorek: jedna butelka 1,5 l dziennie dla każdej osoby. Jeżeli turniej ma trwać cały dzień miło będzie zorganizować poczęstunek. Mogą to być lunch-paki, kanapki albo inne posiłki, nieważne, czy przygotowane przez Ciebie/Was, czy dostarczone przez sponsora/ partnera. Jeżeli budżet na to nie pozwoli, poinformuj uczestniczki o miejscach w okolicach obiektu, gdzie można kupić jedzenie.

6) Nagrody. Możesz przyznawać nagrody wspólne (dla drużyn) i indywidualne. Nie ma żadnych ograniczeń, wszystko zależy od twojej wyobraźni i wizji. Tu masz kilka pomysłow:

puchary, trofea
medale
akcesoria piłkarskie
kupony podarunkowe
trofea i puchary ze starych turniejów :)
dyplomy
tabliczki i oczywiście pieniądze

7) Angażuj uczestniczki w jak największą ilość działań:

pozwól aby nagrody indywidualne wybrały uczestniczki a nie tylko organizatorki;
zorganizuj moment autoprezentacji dla drużyn, na przykład na scenie podczas ceremonii otwarcia albo zamknięcia. Dla nowych grup będzie to okazja, żeby się nazwać i określić swoje cele.

Inne wydarzenia

Im więcej wydarzeń zorganizujesz, tym więcej czasu zawodniczki spędzą ze sobą. Ważne jest zorganizowanie spotkania (albo spotkań) przed i po turnieju, na przykład:

losowanie grup rozgrywkowych
rejestracja drużyn
after-party, czyli imprezę z ceremonią wręczenia nagród
brunch – zazwyczaj odbywa się w dniu po turnieju i jest okazją dla pożegnania drużyn, które przyjechały z innych miast

Załoga

Im większy turniej, tym więcej wolontariuszek i specjalistek będziesz potrzebowała. Warto podzielić załogę w różnych kategoriach, rozdzielić zadania. Staraj się wciągnąć jak najwięcej osób z twojej grupy/ drużyny. W ten sposób organizacja turnieju przyczyni się do większej integracji, wzmocni waszą grupę.

Zdjęcia i wideo.

Każdy mecz (albo co najmniej każda drużyna) i wszystkie banery i inne elementy rozpoznawcze partnerów i sponsorów powinny być upamiętniane na zdjęciach i filmach. Dokumentacja medialna jest kluczową sprawą. Zdjęcia i filmy z turnieju będą ci potrzebne nie tylko w relacjach medialnych, ale także np. do rozliczania grantów i ubiegania się o nowe: najlepiej wyznaczyć do tego osoby, które nie będą miały nic innego na głowie podczas turnieju. Jeżeli budżet pozwoli zatrudniaj osoby po fachu. Pamiętaj też, że zdjęcia osób prywatnych są chronione przez prawo: żeby je opublikować potrzebna jest ich zgoda. Łatwiej ją uzyskać przed turniejem, na przykład prosząc wszystkie uczestniczki o podpisanie odpowiedniego oświadczenia.

Budżet

Im wcześniej przygotujesz budżet, tym lepiej będziesz mogła zaplanować działania. Rozpisz cały projekt w punktach: turniej i wszystkie wydarzenia z nim związane, cele, organizatorki, grupę docelową i uczestniczki, partnerów i wstępny kosztorys. Musisz mieć bardzo jasne pojęcie swojego przedsięwzięcia jeżeli zamierzasz poprosić kogoś o wsparcie na jego realizację.

Są różne źródła, z których możesz się ubiegać o fundusze:

1) Granty. Możesz wystąpić o dofinansowanie turnieju. Sprawdź jakie instytucję i organizacje udzielają granty dla inicjatyw społecznych, sportowych, antydyskryminacyjnych, integracyjnych. Mogą to być lokalne i krajowe komórki związku piłki nożnej, Ministerstwo Sportu, Pełnomocniczka ds. Równego Traktowania oraz ich odpowiedniki w władzach lokalnych, organizacje pozarządowe z Polski i zagranicy, ambasady.

2) Sponsoring. Przygotuj ofertę dla potencjalnych sponsorów. Postaraj się umówić na spotkania i przedstawić ofertę osobiście a nie tylko wysłać ją e-mailem. Sponsoring niekoniecznie musi oznaczać wsparcie finansowe: może mieć postać sprzętu sportowego, piłek, strojów albo usług jak catering, czy opieka medyczna podczas turnieju.

3) Opłaty. Możesz ustalić opłaty za uczestnictwo indywidualne albo od drużyny. Kwota powinna być najniższa możliwa, żeby nie stanowiła bariery, na przykład dla drużyn składających się ze studentek, prekariuszek, czy bezrobotnych. Jeżeli jest to możliwe, przyznaj część budżetu na wsparcie dla drużyn, które nie mogą płacić za uczestnictwo, podróż albo zakwaterowanie.

4) Zorganizuj wydarzenie, żeby uzbierać fundusze. Na przykład imprezę z występami. Jeżeli znasz zespoły muzyczne, performerki, artystki, poproś, je/ich o występ. Płatny wstęp na wydarzenie może być dobrym źródłem dochodu. Możesz tez zorganizować loterię i uzbierać pieniądze ze sprzedanych losów.

Reklama

Trzeba poinformować o nadchodzącym wydarzeniu dwie główne grupy: zawodniczki oraz publiczność.

Korzystaj z mediów społecznościowych, żeby wypromować turniej. Jest to zarówno skuteczne jak i darmowe. Stwórz listę kontaktów mailowych osób i instytucji, które chcesz poinformować o turnieju. Najlepiej w różnych kategoriach: kluby, media, itp.

Przygotuj zaproszenie na turniej ze wszystkimi podstawowymi informacjami (kiedy, gdzie, opłaty, …) i wyślij do swojej grupy docelowej: kluby piłkarskie, narodowe i międzynarodowe organizacje sportowe, organizacje pozarządowe (FARE, EGLSF, …).

Przygotuj krótki komunikat prasowy i wyślij do lokalnych mediów oraz serwisów internetowych.

Przygotuj wideo-zapowiedź turnieju i umieszczaj ją na serwisach online jak youtube, vimeo, itp.

Bezpieczeństwo

Przede wszystkim boisko musi być równe. Dobre boisko będzie chroniło zawodniczki przed kontuzjami
Organizatorki muszą zapewnić opiekę medyczną podczas całego turnieju. Powinny ją sprawować osoby, które mają do tego wiedzę i uprawnienia (lekarki, pielęgniarki, ratowniczki). Podczas turnieju powinna też być apteczka wyposażona w bandaże, suchy lód (spray), plastry, dezynfektanty... Umawiając sprawę opieki medycznej nie zapominaj uzgodnić kto ma pomyśleć o aptece (organizator, czy opiekun_ka).
Regulamin turnieju powinien zawierać rekomendację dla wszystkich uczestniczek o ubezpieczaniu się we własnym zakresie. Jednak nie zawsze zawodniczki chcą albo mogą dostosować się do rekomendacji. Jeżeli budżet pozwoli, postaraj się kupić polisę ubezpieczeniową na koszty leczenia z powodu kontuzji powstałych podczas turnieju.
Pomyśl też o sobie! Jako organizatorka ponosisz odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestniczek i publiczności podczas turnieju. Zorientuj się jaka jest powszechna praktyka, jak się zachowują inne grupy, które organizują podobne wydarzenia. Jeżeli budżet pozwoli zawsze warto wykupić ubezpieczenie OC dla wszystkich organizatorek turnieju.

Po turnieju

Posprzątaj boisko i cały teren z pustych butelek i innych śmieci powstałych po rozgrywkach.

Napisz relację z turnieju jak najszybciej i wyślij do mediów i partnerów, żeby mieli ‘gotowca’ do publikacji. Dołącz do tekstu dobrej jakości zdjęcia i wideo ze wszystkich wydarzeń.

Wyślij list z podziękowaniami do wszystkich wolontariuszek, sponsorów, partnerów i uczestniczek. W szczególności, poinformuj sponsorów i partnerów o liczbie uczestników w turnieju i o relacjach, które pojawiły się w mediach.

I po turnieju: gratulacje!

Pewnie jesteś wykończona, ale mam nadzieję, że też zadowolona z wydarzenia.

Pora na zasłużony odpoczynek, zanim się weźmiesz za organizowanie następnego przedsięwzięcia :)